本人通知制度

住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度について

三芳町では、住民票の写し等の不正取得を防ぐために、本人以外の第三者や委任状を持った代理人に住民票の写し等を交付した場合、事前登録したご本人に通知するものです。

1.本人通知制度の概要

本人通知制度は、三芳町において、住民登録や戸籍がある方が事前に登録することにより、その方に係る住民票の写しや戸籍の謄抄本等を、本人の代理人及び第三者に交付した場合にその交付した事実について登録者本人にお知らせする制度です。

2.制度の目的

本人通知制度により、大切な個人情報を守り差別につながる身元調査を許さない取組として、住民票の写しや戸籍の証明書が本人の代理人及び第三者に交付されたことを本人が早期に知ることができ、万一、不正な取得である疑いがあれば、交付請求書の開示請求等により早期に事実関係を究明するきっかけとなります。また、本人通知制度が周知されることで、委任状偽造や不必要な身元調査等の未然防止につながります。

3.登録できる方

三芳町に住民登録がされている方、もしくは三芳町に戸籍がある方。
※過去にあった方を含みます。

4.登録手続き

登録手続きは無料です。

窓口で登録申請

受付場所

• 住民課窓口または各出張所窓口

必要なもの

本人が申請する場合

• 本人通知事前登録申請書（129KB）
• 本人確認書類
  【1点でよいもの】官公庁発行の写真付きのもの
  （運転免許証・マイナンバーカード・パスポート・身体障がい者手帳など）
  【2点必要なもの】上記以外のもの
  （健康保険証・資格確認書・年金手帳・こども医療受給者証・預金通帳など）

未成年者の法定代理人が申請する場合

• 本人通知事前登録申請書（129KB）
• ​法定代理人の本人確認書類（上記のとおり）
• 戸籍謄本など代理権の確認書類
  ※法定代理人と住民票が同一である場合や本籍が三芳町にある場合は不要です。

成年被後見人の法定代理人が申請する場合

• 本人通知事前登録申請書（129KB）
• ​法定代理人の本人確認書類（上記のとおり）
• 登記事項証明書など代理権の確認書類

任意代理人が申請する場合​

• 本人通知事前登録申請書（129KB）
• 任意代理人の本人確認書類（上記のとおり）
• 委任状（296KB）

郵送で登録申請

上記必要書類（本人確認書類については写し）を下記へ送付してください。

送付先

• 〒354-8555
  埼玉県入間郡三芳町大字藤久保1100番地1
  三芳町役場　住民課住民担当　あて

5.本人通知の内容

通知の対象

• 住民票の写し（除票を含む）、住民票記載事項証明書​
• 戸籍の全部・個人・一部事項証明書（除籍・改製原戸籍を含む）
• 戸籍の附票の写し（除籍されたものを含む）

※同一の住民票もしくは戸籍に記載（記録）されている方であっても、事前に登録した方以外は通知の対象となりません。
※次の請求は通知の対象となりません。
　1.国や地方公共団体の機関からの公用請求
　2.裁判や紛争に関わる特定事務受託者（弁護士等）からの請求

​通知する内容

• 交付年月日、交付した証明書の種類・通数、交付請求者の種別（代理人、第三者、職務上請求の別）

※交付請求者の氏名や住所は通知することができません。

6.その他

代理人や第三者に証明書を交付した内容については、個人情報の保護に関する法律の規定に基づき開示請求することもできます。
ただし、開示される情報は制限されることがあります。